اگر در صنعت هتلداری فعالیت میکنید، احتمالاً با اصطلاح GDS یا سیستم توزیع جهانی مواجه شدهاید. این فناوری یکی از زیرساختهای مهم در توزیع و فروش آنلاین خدمات اقامتی است و به هتلها کمک میکند تا اطلاعات و موجودی اتاقهای خود را در اختیار شبکه گستردهای از آژانسهای مسافرتی، شرکتها و سامانههای رزرو قرار دهند.
اما GDS دقیقاً چیست؟ چگونه کار میکند؟ چه تفاوتی با OTA و چنل منیجر دارد و آیا همه هتلها به آن نیاز دارند؟
در این مقاله از ادوتل، سیستم توزیع جهانی را از جنبههای مختلف بررسی میکنیم و نقش آن را در استراتژی فروش و توزیع هتل توضیح میدهیم.
GDS چیست؟
GDS مخفف Global Distribution System به معنای سیستم توزیع جهانی است. این سیستم یک شبکه فناوری اطلاعات است که امکان دسترسی و توزیع اطلاعات مربوط به خدمات سفر، از جمله اتاقهای هتل، را میان تأمینکنندگان خدمات و فروشندگان سفر فراهم میکند.
در حوزه هتلداری، این شبکه میتواند اطلاعاتی مانند موارد زیر را در اختیار شبکه فروش قرار دهد:
- نام و مشخصات هتل
- انواع اتاقها
- قیمت اتاق
- موجودی
- شرایط رزرو
- قوانین کنسلی
- امکانات هتل
- اطلاعات مربوط به موقعیت و خدمات اقامتگاه
به زبان ساده، میتوان گفت سیستم توزیع جهانی یک زیرساخت ارتباطی برای فروش و توزیع اتاقهای هتل است.
GDS در هتلداری چه کاربردی دارد؟
کاربرد اصلی این فناوری در هتلداری، ایجاد ارتباط میان هتل و شبکههای حرفهای فروش سفر است.
یک هتل میتواند اطلاعات مربوط به اتاقها و نرخهای خود را در این شبکه قرار دهد. سپس آژانسهای مسافرتی و شرکتهایی که به این شبکه متصل هستند، میتوانند اطلاعات مربوط به هتل را مشاهده کرده و بر اساس شرایط موجود، رزرو انجام دهند.
به همین دلیل، این فناوری صرفاً یک سایت رزرو برای مسافر نهایی نیست؛ بلکه بیشتر بهعنوان بخشی از زنجیره توزیع خدمات سفر عمل میکند.
سیستم توزیع جهانی چگونه کار میکند؟
فرآیند کلی را میتوان به شکل ساده زیر در نظر گرفت:
هتل → سیستم مدیریت و توزیع موجودی → شبکه توزیع جهانی → آژانس یا شرکت مسافرتی → مسافر
اطلاعاتی که هتل در اختیار شبکه قرار میدهد میتواند شامل نرخ، موجودی، نوع اتاق و قوانین رزرو باشد.
زمانی که یک فروشنده سفر یا آژانس مسافرتی به دنبال اتاقی در یک مقصد مشخص است، میتواند گزینههای موجود را مشاهده کند. در صورت انجام رزرو، اطلاعات مربوط به آن نیز در زنجیره رزرو منتقل میشود.
البته ساختار فنی اتصال بسته به سیستمهای مورد استفاده هتل و ارائهدهندگان فناوری میتواند متفاوت باشد.
۷ نکته مهم درباره سیستم توزیع جهانی در هتلداری
۱. دسترسی به شبکه گسترده فروش
یکی از مهمترین کاربردهای این فناوری، افزایش دسترسی هتل به شبکهای از فروشندگان حرفهای خدمات سفر است.
هتلی که تنها به کانالهای مستقیم یا یک روش فروش وابسته باشد، دامنه محدودی از مشتریان را پوشش میدهد. اتصال به شبکههای توزیع میتواند مسیرهای فروش دیگری را نیز در اختیار هتل قرار دهد.
۲. اهمیت ویژه در بازار سفرهای کاری
شبکههای توزیع جهانی در بازار سفرهای کاری و شرکتی اهمیت زیادی دارند.
شرکتها و آژانسهای تخصصی سفرهای کاری ممکن است از ابزارها و سیستمهای حرفهای برای جستوجو و رزرو هتل استفاده کنند. حضور هتل در این شبکه میتواند باعث شود اطلاعات آن در چنین فرآیندهایی نیز قابل دسترسی باشد.
۳. نمایش اطلاعات هتل در شبکههای فروش
اطلاعاتی که درباره هتل در شبکه توزیع نمایش داده میشود، نقش مهمی در تصمیمگیری فروشندگان سفر دارد.
بنابراین فقط اتصال فنی کافی نیست. اطلاعات هتل باید دقیق، بهروز و کامل باشد.
مشخصات اتاق، تصاویر، امکانات، نرخها، قوانین و شرایط رزرو باید با اطلاعات واقعی هتل هماهنگ باشند.
۴. اهمیت مدیریت نرخ و موجودی
یکی از چالشهای مهم در فروش هتل، هماهنگ نگه داشتن نرخ و موجودی در کانالهای مختلف است.
اگر نرخ یا موجودی اتاقها در سیستمهای مختلف با یکدیگر هماهنگ نباشد، احتمال بروز خطا، رزرو ناموفق یا اختلاف اطلاعات افزایش پیدا میکند.
به همین دلیل، استفاده از زیرساختهای مدیریت و توزیع مناسب برای هتلهایی که در چندین کانال فروش فعالیت میکنند اهمیت زیادی دارد.
۵. ارتباط با نرمافزار مدیریت هتلداری
سیستم توزیع جهانی معمولاً بهتنهایی تمام فرآیندهای داخلی هتل را مدیریت نمیکند.
سیستم مدیریت هتل یا PMS وظایفی مانند مدیریت رزروها، اتاقها، مهمانان و عملیات داخلی را بر عهده دارد.
برای آشنایی بیشتر با این بخش میتوانید صفحه نرم افزار مدیریت هتلداری ادوتل را مطالعه کنید.
۶. اهمیت چنل منیجر در توزیع آنلاین
یکی از مفاهیمی که در کنار GDS مطرح میشود، Channel Manager یا چنل منیجر است.
چنل منیجر به هتل کمک میکند تا نرخ و موجودی اتاقها را در کانالهای فروش مختلف مدیریت و هماهنگ کند.
اگر میخواهید با راهکار چنل منیجر ادوتل بیشتر آشنا شوید، میتوانید صفحه چنل منیجر ادوتل را ببینید.
همچنین برای شناخت دقیقتر مفهوم چنل منیجر و کاربرد آن در صنعت هتلداری، مطالعه مقاله چنل منیجر هتل مفید است.
۷. کیفیت اطلاعات به اندازه اتصال اهمیت دارد
داشتن اتصال به شبکه توزیع بهتنهایی تضمینکننده فروش بیشتر نیست.
اگر اطلاعات هتل ناقص، قدیمی یا نادرست باشد، حتی قرار گرفتن در یک شبکه گسترده نیز نمیتواند تمام ظرفیت آن کانال فروش را فعال کند.
بنابراین هتل باید علاوه بر اتصال فنی، روی کیفیت دادههای خود نیز تمرکز کند.
تفاوت GDS و OTA چیست؟
GDS و OTA هر دو در فرآیند توزیع و فروش خدمات اقامتی نقش دارند، اما مدل فعالیت آنها یکسان نیست.
OTA یا Online Travel Agency پلتفرمی است که معمولاً مسافر نهایی میتواند در آن هتلها را جستوجو و رزرو کند.
در مقابل، GDS بیشتر یک زیرساخت توزیع است که امکان دسترسی و انتقال اطلاعات خدمات سفر را برای شبکهای از فروشندگان و سیستمهای تخصصی فراهم میکند.
بنابراین میتوان گفت:
- OTA بیشتر با مشتری نهایی ارتباط دارد.
- GDS بیشتر نقش زیرساخت توزیع را ایفا میکند.
- OTA یک کانال فروش است.
- GDS یک شبکه توزیع حرفهای محسوب میشود.
البته در عمل، ساختار صنعت توزیع سفر پیچیدهتر از این مقایسه ساده است و ارتباط میان این سیستمها میتواند به شکلهای مختلف انجام شود.
تفاوت GDS و چنل منیجر چیست؟
این دو مفهوم گاهی با یکدیگر اشتباه گرفته میشوند، در حالی که کاربردهای متفاوتی دارند.
چنل منیجر بیشتر روی مدیریت و هماهنگی نرخ و موجودی در کانالهای مختلف فروش تمرکز دارد.
در مقابل، سیستم توزیع جهانی یک شبکه برای توزیع اطلاعات و دسترسی فروشندگان سفر به خدمات اقامتی است.
به زبان ساده:
Channel Manager = مدیریت و هماهنگی کانالهای فروش
GDS = شبکه توزیع خدمات سفر
این دو فناوری میتوانند در یک ساختار فروش هتل در کنار یکدیگر مورد استفاده قرار بگیرند.
تفاوت GDS و PMS چیست؟
PMS یا Property Management System همان نرمافزار مدیریت هتل است.
PMS برای مدیریت عملیات داخلی هتل طراحی شده و میتواند بخشهایی مانند موارد زیر را پوشش دهد:
- مدیریت اتاقها
- رزرو
- اطلاعات مهمان
- پذیرش و خروج
- وضعیت اتاقها
- گزارشهای مدیریتی
- عملیات داخلی هتل
در مقابل، شبکه توزیع جهانی بیشتر به موضوع توزیع و دسترسی به اطلاعات خدمات سفر مربوط میشود.
به همین دلیل، این دو سیستم رقیب یکدیگر نیستند و میتوانند در یک اکوسیستم فناوری هتل مکمل هم باشند.
چه اطلاعاتی از هتل در سیستم توزیع نمایش داده میشود؟
بسته به نوع اتصال و ساختار ارائهدهنده، اطلاعات قابل توزیع میتواند شامل موارد مختلفی باشد، از جمله:
- نام هتل
- موقعیت هتل
- انواع اتاق
- نرخها
- موجودی
- امکانات
- شرایط رزرو
- قوانین کنسلی
- توضیحات اتاق
- تصاویر
- سیاستهای مربوط به اقامت
هرچه این اطلاعات دقیقتر و منظمتر باشند، فروشندگان سفر دید کاملتری نسبت به محصول هتل خواهند داشت.
آیا GDS باعث افزایش رزرو هتل میشود؟
نمیتوان گفت اتصال به GDS بهصورت قطعی باعث افزایش تعداد رزروها میشود.
اثر این کانال به عوامل مختلفی بستگی دارد؛ از جمله:
- بازار هدف هتل
- مقصد
- نوع هتل
- نرخها
- میزان تقاضا
- کیفیت اطلاعات
- شرایط رقابتی بازار
- شبکه فروش در دسترس
- استراتژی توزیع هتل
بنابراین بهتر است GDS را بهعنوان یکی از کانالهای توزیع و فروش در نظر گرفت، نه یک راهکار تضمینی برای افزایش رزرو.
آیا همه هتلها به سیستم توزیع جهانی نیاز دارند؟
خیر.
نیاز به این زیرساخت به مدل کسبوکار و بازار هدف هتل بستگی دارد.
برای مثال، هتلی که بخش قابل توجهی از مشتریان آن از بازارهای بینالمللی یا سفرهای کاری میآیند، ممکن است کاربرد بیشتری از این کانال داشته باشد.
در مقابل، برای هتلی که عمده مشتریان آن از بازار محلی هستند و فروش آن بیشتر از طریق کانالهای مستقیم انجام میشود، اولویتهای فناوری و توزیع ممکن است متفاوت باشد.
بنابراین تصمیمگیری درباره اتصال باید بر اساس بازار هدف، هزینهها، ظرفیت فروش و استراتژی توزیع هتل انجام شود.
اتصال هتل به GDS چگونه انجام میشود؟
فرآیند اتصال میتواند بسته به زیرساخت فنی هتل و ارائهدهنده سرویس متفاوت باشد.
بهطور کلی، مراحل شامل موارد زیر است:
- بررسی نیازهای هتل
- انتخاب ارائهدهنده مناسب
- آمادهسازی اطلاعات هتل
- تنظیم اتاقها و نرخها
- ایجاد اتصال میان سیستمهای مورد استفاده
- تست اطلاعات و موجودی
- بررسی فرآیند رزرو
- راهاندازی و پایش عملکرد
در این مرحله هماهنگی میان PMS، Channel Manager و سایر سیستمهای مرتبط میتواند اهمیت زیادی داشته باشد.
GDS و سفرهای سازمانی
یکی از حوزههایی که این فناوری در آن کاربرد قابل توجهی دارد، سفرهای سازمانی است.
شرکتها معمولاً برای مدیریت سفر کارکنان خود از فرآیندها و ابزارهای تخصصی استفاده میکنند. آژانسهای مسافرتی و مدیران سفر نیز ممکن است برای جستوجو و رزرو اقامتگاهها از شبکههای حرفهای توزیع استفاده کنند.
بنابراین هتلهایی که بازار هدف آنها شامل مسافران کاری یا مشتریان سازمانی است، میتوانند این کانال را در استراتژی توزیع خود بررسی کنند.
آیا هتلهای کوچک هم میتوانند از GDS استفاده کنند؟
استفاده از این شبکه محدود به هتلهای بزرگ نیست.
هتلهای کوچک و بوتیکهتلها نیز در صورت داشتن بازار هدف مناسب میتوانند حضور در شبکههای توزیع را بررسی کنند.
با این حال، تصمیم نهایی باید با توجه به هزینه اتصال، بازار هدف، حجم تقاضا، نوع مشتریان و سایر کانالهای فروش انجام شود.
نقش GDS در استراتژی توزیع هتل
یک استراتژی توزیع مناسب معمولاً به یک کانال محدود نمیشود.
هتل میتواند بسته به مدل کسبوکار خود از ترکیبی از کانالهای مختلف استفاده کند، مانند:
- وبسایت مستقیم هتل
- OTAها
- آژانسهای مسافرتی
- شبکههای توزیع
- فروش سازمانی
- کانالهای مستقیم
- شبکههای اجتماعی و بازاریابی دیجیتال
هدف از مدیریت این کانالها، ایجاد یک ترکیب مناسب برای بازار هدف هتل است.
در این میان، سیستم توزیع جهانی میتواند بخشی از زیرساخت فروش و توزیع بینالمللی هتل باشد.
ارتباط GDS، PMS و Channel Manager
برای درک بهتر اکوسیستم فناوری هتل میتوان این سه مفهوم را در کنار یکدیگر قرار داد:
PMS: مدیریت عملیات و اطلاعات داخلی هتل
Channel Manager: مدیریت و هماهنگی نرخ و موجودی در کانالهای فروش
GDS: توزیع اطلاعات و خدمات هتل در شبکه فروش حرفهای
در یک ساختار یکپارچه، این سیستمها میتوانند با یکدیگر ارتباط داشته باشند و به هتل کمک کنند اطلاعات خود را با دقت بیشتری مدیریت و توزیع کند.
چگونه عملکرد کانال توزیع را ارزیابی کنیم؟
بعد از راهاندازی هر کانال فروش، صرفاً فعال بودن اتصال کافی نیست.
هتل باید عملکرد آن را بررسی کند.
برخی شاخصهایی که میتوان بررسی کرد عبارتاند از:
- تعداد رزروهای دریافتشده
- درآمد حاصل از رزروها
- میانگین ارزش رزرو
- سهم بازارهای مختلف
- هزینه توزیع
- میزان لغو رزرو
- عملکرد مشتریان سازمانی
- میزان استفاده از ظرفیت اتاقها
مقایسه این اطلاعات با سایر کانالهای فروش میتواند به تصمیمگیری بهتر درباره ادامه یا توسعه فعالیت در یک کانال کمک کند.
اشتباهات رایج در استفاده از GDS
برخی اشتباهات میتوانند کارایی سیستم توزیع را کاهش دهند:
اطلاعات ناقص هتل
اگر مشخصات اتاقها، امکانات یا قوانین رزرو کامل نباشد، فروشنده اطلاعات کافی برای معرفی محصول ندارد.
نرخهای ناهماهنگ
اختلاف میان نرخها و موجودی در سیستمهای مختلف میتواند باعث ایجاد مشکل در فرآیند رزرو شود.
بهروزرسانی نکردن اطلاعات
اطلاعات قدیمی درباره اتاق، امکانات یا شرایط رزرو میتواند تجربه نامناسبی برای فروشنده و مسافر ایجاد کند.
نداشتن استراتژی توزیع
قرار گرفتن در یک شبکه فروش بدون تعیین بازار هدف و بررسی عملکرد، لزوماً به نتیجه مطلوب منجر نمیشود.
بیتوجهی به کیفیت داده
اطلاعات هتل بخشی از محصولی است که در شبکه توزیع ارائه میشود. بنابراین کیفیت و دقت آن اهمیت زیادی دارد.
آینده سیستمهای توزیع هتل
صنعت گردشگری به سمت یکپارچگی بیشتر میان سیستمهای مختلف حرکت کرده است.
هتلها بهطور همزمان با PMS، Channel Manager، موتور رزرو، OTAها، سیستمهای فروش و شبکههای توزیع کار میکنند.
در چنین شرایطی، کیفیت اتصال میان سیستمها و انتقال دقیق اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا میکند.
به همین دلیل، آینده توزیع هتل فقط به حضور در یک شبکه خاص محدود نیست؛ بلکه به توانایی هتل در مدیریت یکپارچه کانالهای فروش و دادههای اقامتی نیز وابسته است.
سوالات متداول درباره GDS
GDS مخفف چیست؟
GDS مخفف Global Distribution System و به معنای سیستم توزیع جهانی است.
GDS در هتلداری چیست؟
سیستمی برای توزیع اطلاعات و خدمات هتل در شبکهای از فروشندگان و سیستمهای تخصصی سفر است.
تفاوت GDS و OTA چیست؟
OTA معمولاً بهعنوان یک پلتفرم فروش و رزرو آنلاین با مشتری نهایی ارتباط دارد، در حالی که GDS بیشتر یک زیرساخت توزیع برای شبکه فروش حرفهای است.
تفاوت GDS و Channel Manager چیست؟
Channel Manager برای مدیریت و هماهنگی نرخ و موجودی در کانالهای مختلف کاربرد دارد، در حالی که GDS شبکهای برای توزیع خدمات سفر و اطلاعات هتل است.
آیا همه هتلها به GDS نیاز دارند؟
خیر. میزان نیاز به این کانال به بازار هدف، نوع هتل، مشتریان و استراتژی فروش بستگی دارد.
آیا GDS همان PMS است؟
خیر. PMS برای مدیریت عملیات داخلی هتل استفاده میشود، در حالی که GDS بیشتر بر توزیع خدمات هتل در شبکه فروش تمرکز دارد.
آیا اتصال به GDS رزرو هتل را تضمین میکند؟
خیر. اتصال به این شبکه میتواند یک مسیر توزیع ایجاد کند، اما تعداد رزروها به عوامل متعددی مانند بازار هدف، قیمت، تقاضا، کیفیت اطلاعات و استراتژی فروش بستگی دارد.
جمعبندی
GDS یا سیستم توزیع جهانی یکی از فناوریهای مهم در اکوسیستم توزیع خدمات سفر است که میتواند هتلها را به شبکهای از فروشندگان حرفهای، آژانسها و بازارهای مختلف متصل کند.
این فناوری با PMS و Channel Manager یکسان نیست و هرکدام نقش متفاوتی در اکوسیستم فناوری هتل دارند.
برای هتلهایی که بازار بینالمللی، مشتریان سازمانی یا شبکه گستردهای از فروشندگان سفر را هدف قرار میدهند، بررسی این کانال میتواند بخشی از استراتژی توزیع باشد.
با این حال، موفقیت در توزیع فقط به اتصال یک سیستم وابسته نیست. کیفیت اطلاعات، مدیریت نرخ و موجودی، یکپارچگی سیستمها و انتخاب درست کانالهای فروش نیز در عملکرد نهایی اهمیت دارند.
